同志社大学政法会 updated 2019-10-11

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2019年5月31日

同志社大学政法会卒業生名簿(昭和44(1969)年卒)紛失について

同志社大学政法会

同志社大学政法会(以下「政法会」)では、卒業年別記念同窓会を毎年開催しています。
内容は、卒業20周年、30周年、40周年、45周年、50周年の節目の年にあたる卒業年の方々を対象にした同窓会で、同志社大学ホームカミングデーと同日開催することにより、母校への回帰と旧友との親交をあたためるともに、政法会の周知と活動の参加を促すことを目的としています。
卒業年別記念同窓会を開催するにあたり、政法会の役員が対象学年の中から「お世話役(学年幹事)」を数名依頼し、「お世話役」を受けていただいた方には、同窓会当日に向けて、企画運営と参加者集めを担っていただくことになっています。
本年も例年通り卒業年別記念同窓会の開催を目指して活動を開始していましたが、その過程において、卒業後50周年にあたる昭和44(1969)年の「お世話役(学年幹事)」が名簿を紛失したことが判明いたしました。
現在まで、漏洩のおそれのある個人情報に関わる二次被害は確認されていませんが、関係する皆様には、大変なご迷惑をおかけすることになり、深くお詫び申し上げます。
今回の名簿紛失の経緯や今後の対応等は下記の通りです。
なお、本件につきましては、すでに同志社大学、文部科学省及び個人情報保護委員会に報告しております。

1.経緯と概要
 ・2019年5月18日(土)に、第1回お世話役会議を開催しました。お世話役には、同窓会の参加者集めと住所の補完を目的に、卒業年の名簿を一人一冊貸与することとし、各名簿にはナンバリングを付し、取扱いについての説明をしたあと、授受簿にサインをしたうえで手交しました。
 ・2019年5月20日(月)に、昭和44(1969)年のお世話役の一人から政法会事務局に電話があり、紛失の可能性があることが判明しました。
 ・本人からの報告を受け、警察に遺失物届を提出するように指示のあと、立ち寄り施設への紛失物の照会、最寄警察署への問い合わせ等を行いましたが、発見できませんでした。これにより事務局は紛失の事実を確認しました。
  
2.漏洩のおそれのある個人情報
 ・昭和44(1969)年の卒業生1020名分の個人情報。
 ・氏名・旧姓名・卒業年・学科・住所・電話番号・勤務先・ゼミ・会費納入状態
 ・住所、電話番号、勤務先などは、不明のものもあり、政法会で確認ができた住所の記載があるのは400名、会報誌を毎号送付しているのは127名。
  
3.発生の原因
  以下の諸点が原因と考えられます。
 ・より多くの同窓生を集めるために、名簿の利用を自宅での作業としたこと。
 ・名簿を持ち帰る際の封筒等を用意しなかったこと。
 ・世話役会の場で、名簿の取扱いについての注意点を念入りに説明したが、まだ不十分であったこと。
  
4.漏洩による影響範囲
  2次被害や被害拡大についての可能性は少ないと考えられます。
  現時点において被害報告はありませんが、発生すれば速やかに報告し、対応していきます。

5.影響を受ける可能性のある本人への連絡
  早急に政法会会長より本人へ封書で通知をするとともに、ホームページにて告知をします。住所不明の方への通知については、電話番号がわかる方には、電話にて行います。いずれも不明な場合は、連絡が取れないことから、ホームページでの告知をもって、本人への通知とします。

6.再発防止に向けた今後の対応
 個人情報の漏洩事象を政法会組織としての重大な現実と再認識し、今後の対応として以下の再発防止策を実施いたします。
 ・本年のお世話役(学年幹事)に貸与した名簿の速やかな回収
 ・個人情報保護に関する政法会員への実践的研修の速やかな実施
 ・同志社大学政法会個人情報保護に関する規程第10条「(情報の)外部への持ち出し」を厳格に順守することを第一義とした、政法会活動の実施
 ・運営に必要な情報を吟味し、運営に必要な情報以外は管理しないことを原則として、会員への個人情報の取り扱いに対する啓発活動の継続実施を徹底

以上

                      

対応窓口:同志社大学政法会事務局 事務局 野村由美 TEL 075-251-3525
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